Zamanı yöneten geleceğini yönetir, iş dünyasında zaman yönetimi kavramı

Zaman iş dünyasındaki en adaletli kaynaklardan birisidir. Yani günün tamamlanması için bize de başkasına da 24 saat verilir.

Ancak bazı profesyoneller kendine ayrılan bu süreyi büyük projelere, yeniliklere ve sonucunda başarılara dönüştürürken, bazıları ise sürekli bir zaman yönetimi problemi ile boğuşarak zamanın kendisine yetmediğinden şikâyet ederler.

Bu iki bireyi birbirinden ayıran temel şey zamanlarını yönetme biçimleridir.

İş dünyasında başarıya ulaşmanın yolu zaman yönetimini bir beceri olmaktan çıkarıp hayatımızın merkezindeki bir zorunluluk gibi görmekten geçer.

Navya Bajaj tarafından 16 Kasım 2024 tarihinde yayınlanan "Etkili Zaman Yönetimiyle Liderliği Optimize Etmek: Kapsamlı Bir Çalışma" başlıklı makalede, liderlerin zaman yönetimi becerilerinin karar verme, problem çözme ve çatışma çözme yeteneklerini nasıl geliştirdiği incelendi.

Çıkan sonuçlarda zaman yönetimi stratejilerini uygulayan liderlerin karar verme sürelerinin %30 azaldığı, planlı çalışma teknikleri sayesinde problem çözme yeteneklerinin %25 arttığı ve ayrıca ekip içi çatışmaları çözme oranlarının %40 oranında azaldığı gözlemlendi.

Etkili zaman yönetimi stratejileri nedir, zamanımızı nasıl verimli kullanabiliriz?

1.       Eisenhower Matrisi

Bu matrise göre içinde bulunduğumuz şartlarda bize verilen görevler önlem ve aciliyet durumuna göre dört ana gruba ayrılarak sıralanmalıdır.

-          Acil ve Önemli: Hemen yapılması gereken işler

-          Önemli ama acil olmayan işler: Önce planlanması gereken stratejik işler (ön planlama gerektiren işler planlanmadan yapılırsa da zaman kaybına yol açacaktır.)

-          Acil ama önemli olmayan işler: başkalarına devredilebilecek işler (daha düşük yetkinlikte personelin yapabileceği düzeyde işler)

-          Ne acil nede önemli işler: Zaman kaybına yol açan iş sürelerinden çalan keyfi toplantılar, gazete haberi okuma veya sosyal medyada gezinme gibi işler.

2.       Promodoro Tekniği

Zamanın iyi yönetilmesi ve üretkenliğin arttırılması için geliştirilmiş olan bu sistem Francesco Cirillo tarafından ortaya atıldı. Teknik gün içerisinde 25 dakikalık yoğun çalışma süresinin ardından 5 dakika mola vermek üzerine inşa edildi.

25+5 = 30 dakikalık dört döngü (yani 30 x 4: 120 dakika) tamamlandıktan sonra ise 15-30 dakika arasında bir adet uzun mola verilmesini içerir.

Bu yöntem ile çalışma süresinin kısa olması hedeflenir, bu süreç içinde hiçbir lüzumsuz iş ile uğraşmayan beyin odağını arttırır. Dikkat dağınıklığı azalır, hata yapma oranı azalır.

3.       Pareto İlkesi

İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından zaman yönetiminde verimliliği arttırmak için ortaya atılan bu ilke sonuçların %80’inin nedenlerin %20’sinden geldiğini öne sürer.

Bir örnek ile ilkeyi destekleyecek olursak şirketlerin geneline bakıldığında gelirlerin %80’inin müşterilerin sadece %20’sinden elde edildiği rahatlıkla izlenebilir.

Bu örnekten yola çıkarak aynı şekilde görevlerimizin en önemli %20’lik kısmını yaparak bunun sonuçlarımızın %80’ine tekabül ettiğini görebiliriz.

Bizim için ilkede en önemli şey bahsedilen kritik %20’lik kısmı saptayabilmektir.

4.       Zaman Bloklama (Time Blocking)

Belirli görevleri ve aktiviteler için zaman dilimleri ayırarak planlama yapmak üzerine kurulu bir zaman yönetim tekniğidir. Bu yöntemde her bir görev için çizelgemizde zaman blokları oluşturup o sürede o işe odaklanarak bitirmeyi hedefleriz.

Yöntemin verimli kullanılabilmesi için ilk olarak görevlerin eksiksiz biçimde listelenmesi gerekir.

Sonrasında bu görevler için tutarlı (ne çok az nede çok fazla) süre belirlenmelidir. (Sabah 09:00 ile 10:00 arasında güncel sektörel bilgileri daha önce belirlenen kaynaklardan öğrenmek ve güncel bilgileri almak gibi)

Sonrasında bu zaman diliminde çok farklı bir şey olmaz ise sadece o göreve odaklanılır.

Bu sayede dikkat dağınıklığı azaltılarak, zaman verimli kullanılır, verimlilik arttırılır.

Örneğin Elon Musk zamanını yönetmek için günlük aktivitelerini 5 dakikalık bloklar halinde planlar. Bu yöntem sayesinde görevlerini daha kısa ve net bir sürede bitirmeyi hedefler.

5.       Not Alma Alışkanlığının Geliştirilmesi

Doğrudan bir zaman yönetim tekniği olmasa da dolaylı yoldan zaman yönetimini etkileyen önemli bir alışkanlıktır.

-          Gün içerisinde not almak beyne o an yapılan işin önemli olduğu mesajını verir. Dikkat toplamaya yardımcı olur.

-          Yapılan araştırmalara göre insanlar duyduklarının %60’ını 24 saat içerisinde unutur. Ancak not almak bu kaybı %20 oranında düşürür.

-          Günlük, haftalık ve aylık hedefler yazmak daha düzenli bir çalışma ortaya çıkarır.

-          Not alma sayesinde geçmişten bir anekdot veya bir beyanı bulmak için harcanan süre kısalır. Bu durum çalışana ciddi zaman tasarrufu sağlar.

 Peki iş dünyasında zamanımızı çalan tuzaklar nedir? Bizi ne başarıdan alı koyar?

1.       Çoklu Görev Üstlenme (Multitasking)

İnsan beyni aynı anda birden fazla işi doğru odak ile yapmak üzerine kurulu bir sistem değildir. American Psychological Association (APA)’ya göre, çalışanların çoklu görev üstlenmeleri üretkenliklerini %40 oranında düşüren önemli bir sorundur.

Ancak iş dünyasında aynı anda birden fazla göreve odaklanabilen insanlar elbette vardır.

Zaten bunlar “yıldız çalışan” kategorisinde sınıflandırılır. Ancak bu çalışanlar bile birden fazla odak ile aynı anda çalışma yaptığında verim düşüklüğü yaşar. 

Özetle çoklu görevlerin üstlenilmesi dikkat dağınıklığı, hata ve işlerin uzaması gibi olumsuzlukları beraberinde getirir.

2.       Erteleme

Bu ülkemizde ve dünyada birçok çalışanın kronik problemidir. Görev önemli ve öncelikli olsa dahi personel onu sürekli geciktirme alışkanlığı benimser. Bu erteleme süreçleri çalışanın o işi zamanla unutmasına, eksik yapmasına, verimlilik kaybına ve stres seviyesinin artmasına sebep olur.

Günümüzde bu alışkanlık o kadar olağan hale gelmiştir ki, artık çalışan grupları saatlerce süren molalar, yarısından çoğunda gereksiz konuların konuşulduğu uzun bitmek bilmeyen toplantılar, çoklu muhabbet etkinlikleri ve hatta görevi getirenden hoşlanmaması gibi sudan sebepler ile bile işlerini erteler konumdadır. 

Bunu engellemenin tek yolu çalışana iş kültürünü ve zaman kavramının önemini öğretmekten geçer. Bu da ancak zamanı iyi yönetebilen liderler ile sağlanabilir.

3.       Kesintiler ve Bildirimler

Çalışanın çeşitli sebepler ile odaklanmasının bozulması üretkenliğinin düşmesine sebebiyet verir. UC Irvine Üniversitenin araştırmasına göre bir çalışanın çalışması ortalama her 11 dakikada bir kesintiye uğruyor. Aynı çalışanın dikkatinin dağılmasından sonra tekrar işe odaklanması ise 23 dakika sürüyor.

Bunu engellemek gereksiz telefon bildirimlerini kapatmak, toplantı ve iletişim için günlük çalışma zamanını bloklamak ve çalışma saatlerini bölümlere ayırarak kesintisiz zaman dilimleri oluşturmaktan geçiyor.

4.       Plansızlık ve Hedef Eksikliği

Zaman verimsiz kullanılıp öncelikler belirlenemediğinde plansızlık ortaya çıkar.

Çalışan neye odaklanacağını bilmiyor, sürekli çok çeşitli işler ile uğraşıyor veya ona bir hedef gösterilemiyor ise hedef eksikliğinin pençesine düşer.

Bunların sonucu olarak çalışan pusulasını yitirmiş bir gemi gibi oradan buraya savrulur. Yanlış görevlere saatlerce zaman harcar. (Yanlış görev aynı zamanda çalışana verilen ve fakat sonrasında lider tarafından dikkate alınmayan işler de olabilir.)

Bunu engellemenin yolu günlük ve haftalık planlar yaparak görevleri yazılı hale getirmek, acil ve önemli işleri listelemek, ulaşılabilir ve net hedefler belirleme ve lider tarafından çalışanı oyalamak için değil gerçekten sonunda fayda sağlanacak işleri vermekten geçer.

5.       Hayır Diyememek

Birçok çalışan çeşitli sebeplerden ötürü iş arkadaşına veya liderine hayır diyemez. Bu durum onun zamanını kontrol edememesine ve başkalarının önceliklerine göre hareket etmesine sebep olur. Özellikle günümüz dünyasında ek görevler, zamansız ve gereksiz toplantılar öncelikli işlerin ertelenmesine sebep olur.

Bu durumun önüne sınırlar belirleyip zamanınızı koruyarak, hayır denilebilecek görevleri daha başka bir zaman dilimine erteleyerek geçilebilir.

Tüm bu yukarıda anlatılan metot ve yanlışlar dışında ayrıca teknolojinin nimetleri olarak görülecek ajanda uygulamalar, hatırlatıcılar, not alıcı programlar, iş planlaması yapılmasını sağlayan uygulamalar, ERP sistemleri sayesinde ekipler görevlerini daha kolay planlayabilir, süreçleri açıkça izleyebilir ve anlık değişimlere rahatlıkla uyum sağlayabilir.

Nihayetinde zaman yönetimi çok iş yapmak değil, doğru işlere odaklanılarak akıllıca çalışmak olarak tanımlanabilir.

Yani iş hayatında küçük değişiklikler yapılarak büyük farklar yaratmak mümkün ve sadece kişinin kendi elinde.

Not alma kültürünü benimseyerek, düşünceler organize edilerek zaman daha verimli kullanılır.

Zamanı planlamak, görevleri önceliklendirmek ve etkili stratejiler uygulamak, iş dünyasında başarıyı beraberinde getirir. Teknolojiden yararlanarak süreçleri optimize etmek, verimliliği artırırken gereksiz zaman kayıplarını da önler.

Yani zamanını yöneten geleceğini yönetir!

Adil Can Kavcar

22.12.2024